Wer macht bei Ihnen was – und was muss diese Person über KI wissen?
Spoiler: nicht jede:r dasselbe.
Die Kompetenz-Pflicht wird gern als Schulung für alle missverstanden – für jeden dasselbe, nach Gießkanne. Sinnvoll ist das Gegenteil: Wer Angebote schreibt, braucht anderes Wissen als wer die Technik betreut oder das Team durch die Umstellung führt. Hier sind 7 typische Rollen mit ihren Schwerpunkten – im Betrieb und, im Original der Studie, in der Verwaltung.
KI-Kompetenzen sind technischer Natur. Die anderen 18 sind Fachwissen, Organisation, Kommunikation und Haltung.
nur die drei sind Technik –
den Rest können Ihre Leute schon halb
Drei Sätze, die den Kompetenzaufbau ausbremsen – und was stimmt
„Dafür brauchen wir erst mal einen Techniker.“
Von 21 Kompetenzen sind genau drei technischer Natur. Der Rest ist Fachwissen, Organisation, Kommunikation und Haltung. Die meisten Rollen brauchen kein einziges technisches Detail.
„Dann müssen jetzt alle alles über KI lernen.“
Keine Rolle braucht alle 21 Kompetenzen gleich stark. Acht Schwerpunkte pro Rolle reichen – und die sind je nach Aufgabe deutlich verschieden.
„Wir haben eine Prompting-Schulung gemacht, das reicht.“
Prompting ist ein Teil einer einzigen Kompetenz. Ergebnisse beurteilen, Daten einordnen, Verantwortung behalten – das entscheidet darüber, ob KI im Betrieb trägt.
Wählen Sie, wer bei Ihnen wofür zuständig ist
Für jede Rolle haben Praktiker:innen bewertet, welche der 21 Kompetenzen am wichtigsten sind. Wir zeigen sie zweisprachig – übersetzt auf Betriebe und im Original für die Verwaltung.
Mitarbeitende im Tagesgeschäft
Typisch: Büro, Auftragsannahme, Buchhaltung, Kundenservice, Disposition
Nutzt KI für Angebote, E-Mails, Protokolle und Textentwürfe. Übernimmt nichts ungeprüft, kennt die erlaubten Werkzeuge und meldet, wenn ein Ergebnis nicht stimmt.
- KI-Texte und Auswertungen sicher bedienen
- erkennen, wenn ein Ergebnis nicht stimmt
- wissen, welche Kundendaten nicht ins Tool dürfen
Weiß oft nicht, was erlaubt ist und welche Daten hineindürfen – und traut sich deshalb entweder gar nichts oder alles.
Die größte Gruppe im Betrieb – und die mit dem klarsten Bedarf: sicher bedienen, Ergebnisse prüfen, wissen welche Daten tabu sind. Genau das deckt der KI-Führerschein ab.
Diese 8 von 21 zählen hier am meisten
Die übrigen Kompetenzen sind nicht wertlos – sie sind für diese Rolle nur nachrangig. Genau darin liegt der Unterschied zur Schulung nach Gießkanne.
- KI-Systeme anwendenKernDie Werkzeuge im Alltag sicher bedienen: sauber formulieren, Ergebnisse prüfen, nachbessern, Fehler zurückmelden.
- Arbeitskontext kennenKernDas eigene Fachgebiet so gut kennen, dass man erkennt, wo KI im konkreten Ablauf hilft – und wo sie nur Arbeit verschiebt.
- Reflektiert mit KI interagierenKernDie eigene Nutzung hinterfragen: Wo denke ich noch selbst, wo lagere ich Verantwortung aus, wo fehlt mir Wissen.
- Funktionsweise von KI kennenGrob verstehen, woraus ein KI-System besteht – Trainingsdaten, Modell, Ausgabe – und warum es Ergebnisse erfindet, statt sie nachzuschlagen.
- Möglichkeiten und Grenzen von KI kennenEinschätzen können, welche Aufgabe eine KI zuverlässig übernimmt und welche besser bei einem Menschen bleibt.
- Daten nutzen und beurteilenBeurteilen, ob die Daten, die man hineingibt oder herausbekommt, belastbar, vollständig und aktuell sind.
- Offen mit KI interagierenNeugierig ausprobieren, Neues zulassen und die eigene Arbeitsweise überprüfen.
- Rechte und Normen umsetzenDatenschutz, Urheberrecht, Kennzeichnungs- und Kompetenzpflichten des EU AI Act im Arbeitsalltag tatsächlich anwenden.
- Technische KI-Fachkompetenzen
- Nicht technische KI-Fachkompetenzen
- Operative KI-Kompetenzen
- Personale KI-Kompetenzen
21 Kompetenzen in 7 Feldern
Der zweite gute Grund gegen Panik: Diese Kompetenzen sind nicht neu. Der Abgleich mit dem europäischen ESCO-Rahmen zeigt, dass hinter jeder KI-Kompetenz eine bekannte steckt – Prozessmanagement, Datenanalyse, Beratung, Selbstreflexion. Sie muss auf KI ausgerichtet, aber nicht von null aufgebaut werden.
Technische KI-Fachkompetenzen
- Funktionsweise von KI kennen
- Möglichkeiten und Grenzen von KI kennen
- KI-Systeme entwickeln und technisch kontrollieren
Nicht technische KI-Fachkompetenzen
- Werte bei der Gestaltung von KI berücksichtigen
- Rechte und Normen umsetzen
- Arbeitskontext kennen
Organisatorische KI-Kompetenzen
- Prozesse mit KI optimieren
- Organisation strategisch ausrichten
- KI-Gestaltung managen und steuern
Operative KI-Kompetenzen
- KI-Systeme anwenden
- Daten nutzen und beurteilen
- Daten technisch und rechtlich sichern
Gesellschaftsbezogene KI-Kompetenzen
- KI-ethische Fragen identifizieren
- Gesellschaftlichen Kontext von KI berücksichtigen
- Teilhabeaspekte berücksichtigen
Kommunikative KI-Kompetenzen
- Menschen bei der Arbeit mit KI begleiten
- Über KI-Systeme kommunizieren
- KI-Systeme nachvollziehen und erklären
Personale KI-Kompetenzen
- Souverän mit KI interagieren
- Offen mit KI interagieren
- Reflektiert mit KI interagieren
Drei Fragen, und Ihr Nachweis steht
Art. 4 EU AI Act verlangt ein „ausreichendes Maß“ an KI-Kompetenz – und zwar ausdrücklich abhängig vom Kontext: welches System, welche Daten, welche Aufgabe, welches Vorwissen. Wer das ernst nimmt, schult nicht alle gleich, sondern schreibt auf, wer welchen Schwerpunkt braucht und wie er abgedeckt wird.
- 1Wer im Betrieb arbeitet überhaupt mit KI?
- 2Was muss jede dieser Personen können – und wie gut?
- 3Womit wird das abgedeckt, und wo ist das dokumentiert?
Die Rollen-Matrix auf einer Seite
Alle Rollen mit ihren Schwerpunkten, zum Ausdrucken und Mitnehmen – das Handout zum Impulsvortrag „Wer im Betrieb welche KI-Kompetenz braucht“. Kostenfrei, ohne Eintrag einer E-Mail-Adresse.
Handout öffnenFischer, Sarah (2025). Orientierung im Kompetenzdschungel 2.0: Wer welche Kompetenzen im Umgang mit KI in der Verwaltung braucht. Hrsg. Bertelsmann Stiftung. Gütersloh.
Aufbauend auf: Catakli, Ayse und Michael Puntschuh (2023). KI-Kompetenzraster für die Verwaltung. Hrsg. Bertelsmann Stiftung.
Lizenziert unter CC BY 4.0. Rollenbezeichnungen und die Zuordnung der Schwerpunktkompetenzen stammen aus der Studie ( DOI 10.11586/2025076 ); Beschreibungen, Betriebs-Übersetzung und Einordnung sind eigene Texte des KI-Kompass. Stand: August 2026.