Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen.

Beim kostenlosen KI-Check: Ihre Antworten auf die 12 Fragen werden ausschließlich lokal in Ihrem Browser verarbeitet und nicht an unsere Server übermittelt – bis Sie am Ende freiwillig Ihre E-Mail-Adresse angeben.

Wenn Sie Ihre E-Mail angeben (E-Mail-Gate nach dem Check, Kontaktformulare, Bestellungen): Dann werden Name, E-Mail und Firma an uns übermittelt und verarbeitet. Die Anwendung selbst wird auf einem Server in Deutschland (Hetzner, Nürnberg) betrieben; für einzelne Funktionen (Tabellenspeicher, Zahlungsabwicklung, KI-gestützte Inhaltsentwürfe, Marketing-Automatisierung) setzen wir Auftragsverarbeiter ein, die teilweise auch außerhalb der EU verarbeiten können (siehe Abschnitt 3).

2. Verantwortlicher

KI-Kompass – Steffen Hefter
Wilhelm-Schrader-Straße 27a
06120 Halle (Saale)
E-Mail: ki-kompass@derhefter.com

3. Datenerfassung auf dieser Website

KI-Check (Fragen 1–12)

Alle 12 Fragen des kostenlosen Checks werden clientseitig in Ihrem Browser ausgewertet. Es findet keine Übermittlung Ihrer Antworten an unsere Server statt, solange Sie keine E-Mail-Adresse eingeben.

E-Mail-Erfassung und Kontaktformulare

Wenn Sie uns freiwillig Ihre E-Mail-Adresse oder andere Kontaktdaten mitteilen (z.B. nach dem Check, für eine Anfrage zum Premium Report oder eine Terminbuchung), verwenden wir diese ausschließlich für den angegebenen Zweck. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht. Sie können die Löschung Ihrer Daten jederzeit per E-Mail verlangen.

E-Mail-Versand (SMTP)

Für den Versand transaktionaler E-Mails (Bestätigungen, Zugangscodes, Reports, Owner-Benachrichtigungen) wird der SMTP-Mailserver unseres E-Mail-Providers verwendet (konfiguriert über die ENV-Variablen EMAIL_HOST, EMAIL_USER, EMAIL_PASS). Bei Einsatz eines außereuropäischen Mailproviders erfolgt die Übermittlung auf Grundlage von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO. Der aktuell eingesetzte Provider sowie die zugehörige Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) können auf Anfrage benannt werden.

Datenspeicherung (Google Sheets)

Zur Verwaltung von Kundendaten, Zugangscodes und Assessment-Ergebnissen nutzen wir Google Sheets (Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Die gespeicherten Daten umfassen: Name, E-Mail-Adresse, Firma sowie Assessment-Ergebnisse (Score, Level). Eine Verarbeitung durch Google auch in den USA ist auf Basis von Standardvertragsklauseln möglich (Art. 46 DSGVO). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Terminbuchung (Google Kalender)

Für die Terminbuchung nutzen wir Google Kalender (Google Ireland Ltd., Dublin 4, Irland). Bei Buchung werden Ihr Name und Ihre E-Mail an Google übermittelt. Verarbeitung nach Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 DSGVO. Weitere Informationen: policies.google.com/privacy

KI-gestützte Inhaltsentwürfe (OpenRouter, Verarbeitung in der EU)

Für die Erstellung redaktioneller Entwürfe (Blog-Drafts, Vorschläge für Content Reviews, Textvorschläge für LinkedIn-Beiträge) und für Übersetzungen unserer Kursinhalte nutzen wir Sprachmodelle über den Dienst OpenRouter (OpenRouter, Inc., 169 Madison Ave #2404, New York, NY 10016, USA) als Auftragsverarbeiter (Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Die Anfragen laufen über die EU-Schnittstelle von OpenRouter: Die Inhalte werden ausschließlich in der EU bzw. im EWR verarbeitet, nur an Modellanbieter mit Verarbeitung in der EU/im EWR weitergeleitet, nach Erzeugung der Antwort gelöscht und nicht zum Training von Modellen verwendet. Für diese Funktionen werden keine personenbezogenen Kundendaten übermittelt – die Prompts enthalten Themen, redaktionelle Vorgaben und ggf. Eigeninhalte, jedoch keine Lead-, Assessment- oder Kontaktdaten. Entwürfe für Beratungsberichte sind unten im Abschnitt „Beratung und Firmenakten“ beschrieben. Weitere Informationen: openrouter.ai/privacy

KI-Assistent (Chat-Bubble, seit 09/2026)

Auf jeder Seite unserer Website (außer im internen Admin-Bereich) können Sie über die Chat-Bubble unten rechts einen KI-gestützten Assistenten nach passenden KI-Tools, unserem KI-Führerschein-Kurs, Förderprogrammen oder Blog-Themen fragen. Ihre eingegebene Freitext-Frage – sowie, bei Folgefragen, die letzten Nachrichten Ihres bisherigen Gesprächs – wird zur Beantwortung über den Dienst OpenRouter (OpenRouter, Inc., New York, USA; Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO) an ein Sprachmodell übermittelt. Die Anfrage stellt unser Server – Ihre IP-Adresse wird dabei nicht weitergegeben. Ihre Eingaben und die Antworten werden über die EU-Schnittstelle von OpenRouter ausschließlich in der EU bzw. im EWR verarbeitet, nach Erzeugung der Antwort gelöscht und nicht zum Training von Modellen verwendet. Der Gesprächsverlauf wird ausschließlich in Ihrem Browsergehalten (nicht auf unseren Servern gespeichert) und verschwindet, sobald Sie die Seite vollständig neu laden; es findet keine Zuordnung zu einer Person oder einem Nutzerkonto statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer hilfreichen Navigationshilfe). Bitte geben Sie in Ihrer Frage keine personenbezogenen Daten Dritter an. Hinweis nach Art. 50 EU-AI-Act: Die Antworten werden vollautomatisch von einem KI-System erzeugt, nicht von einer Person – die Chat-Bubble weist darauf sichtbar hin. Weitere Informationen zu OpenRouter: openrouter.ai/privacy

KI-gestützte Belegerfassung (interne Buchhaltung)

Eingehende Rechnungen und Belege (E-Mails und PDF-/Bilddateien von Lieferanten) lesen wir zur Vorerfassung unserer Betriebsausgaben mit einem Sprachmodell aus. Dabei werden der Text des Belegs bzw. der E-Mail sowie die Absenderadresse an den Dienst OpenRouter (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO) übermittelt; sie können Namen und Kontaktdaten von Ansprechpartnern der Lieferanten enthalten. Die Verarbeitung erfolgt über die EU-Schnittstelle von OpenRouter ausschließlich in der EU bzw. im EWR, nur bei Modellanbietern ohne Speicherung der Inhalte (Zero Data Retention) und ohne Verwendung zum Training. Das Ergebnis ist nur ein Vorschlag; gebucht wird erst nach prüfender Freigabe durch uns. Kundendaten unserer Kurs- und Beratungskunden sind davon nicht betroffen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente, ordnungsgemäße Buchführung).

Beratung und Firmenakten (Einzelberatung)

Wenn Sie eine Beratung anfragen oder beauftragen, führen wir zu Ihrem Unternehmen eine interne Akte. Sie enthält Firmenangaben (Name, Branche, Größe, Standort), Ansprechpartner (Name, Rolle, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Notizen zu Gesprächen und Terminen sowie Verweise auf die zugehörigen Anfragen, Angebote, Rechnungen und Zugangscodes. Die Akte dient der Anbahnung, Durchführung und Dokumentation der Beratung und der Erstellung von Beratungsberichten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen), für die Dokumentation und den Nachweis der Leistung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Akte liegt in unserer Datenbank (PocketBase) auf dem Server in Deutschland (Hetzner, siehe Abschnitt 4) und wird nur von uns eingesehen.

KI-Entwürfe für Beratungsberichte: Zur Erstellung von Entwürfen einzelner Berichtsabschnitte nutzen wir auf Knopfdruck ein Sprachmodell über den Dienst OpenRouter (OpenRouter, Inc., New York, USA; Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Übermittelt werden unsere Gesprächsnotizen zu Ihrem Unternehmen, nachdem Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Kontonummern und Webadressen durch Platzhalter ersetzt wurden; die Rückersetzung geschieht erst in unserem System. Wir sehen vor dem Senden genau den ersetzten Text. Die Verarbeitung läuft über die EU-Schnittstelle von OpenRouter ausschließlich in der EU bzw. im EWR, nur bei Modellanbietern ohne Speicherung der Inhalte (Zero Data Retention) und ohne Verwendung zum Training. Eingesetzt werden nur von uns geprüfte Modelle der Anbieter Anthropic und OpenAI. Der Entwurf ist ein Vorschlag: Wir prüfen, ändern und verantworten jeden Bericht selbst. Eine vollständige Anonymisierung ist nicht möglich; es handelt sich um eine Pseudonymisierung, die das Risiko mindert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Beratung). Über diese Verarbeitung informieren wir Sie auch in unserem Angebot.

Bei geförderten Beratungen (z. B. im BAFA-Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“) ist das beratene Unternehmen Antragsteller. Der Beratungsbericht wird von Ihnen – oder, wenn Sie uns dazu bevollmächtigen, in Ihrem Auftrag von uns – bei der zuständigen Stelle eingereicht und dort nach den Regeln des Programms verarbeitet. Dazu gehört, dass Angaben zum geförderten Vorhaben (u. a. Name des Unternehmens, Bezeichnung und Kosten des Vorhabens) veröffentlicht werden können. Wir informieren Sie vor Beginn der Beratung darüber.

LinkedIn (Marketing-Automatisierung)

Sofern aktiviert, werden Blogartikel-Ankündigungen über unseren LinkedIn-Unternehmensaccount veröffentlicht (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Dublin, Irland; LinkedIn Corporation, USA). Hierbei werden keine Daten von Website-Besuchern übertragen; gepostet werden ausschließlich von uns freigegebene redaktionelle Inhalte. Falls Sie unseren LinkedIn-Auftritt aufrufen, gelten die Datenschutz­bestimmungen von LinkedIn: linkedin.com/legal/privacy-policy

Reichweitenmessung (Google Analytics)

Wir setzen Google Analytics 4 ein (Google Ireland Ltd., Dublin, Irland; Mutterunternehmen: Google LLC, USA), mit IP-Anonymisierung. Das Mess-Skript lädt auf jeder Seite, erhebt vor Ihrer Einwilligung aber ausschließlich anonyme, cookielose Daten (Google Consent Mode v2, Standard-Einstellung „abgelehnt“). Erst mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über den Cookie-Banner (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) werden Cookies gesetzt und personenbezogene Daten verarbeitet. Unsere internen Administrations- und Kursbereiche sind von dieser Messung ausgenommen. Übermittlung in Drittländer auf Basis von Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 DSGVO; Consent jederzeit widerrufbar – über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß.

Herkunft einer Anfrage (lokale Speicherung im Browser)

Damit wir nachvollziehen können, welche Inhalte unserer Website tatsächlich weiterhelfen, speichert Ihr Browser beim ersten Seitenaufruf im lokalen Speicher (Local Storage, Schlüssel ft_v1) ausschließlich, welche Inhaltsseite Sie zuerst besucht haben (Themenbereich, Thema, Pfad sowie ggf. die Kampagnen-Parameter eines von uns versendeten Links). Es werden dabei keine personenbezogenen Daten und keine Kennung gespeichert, und es wird kein Cookie gesetzt. Diese Angabe verlässt Ihren Browser nur dann, wenn Sie selbst ein Formular absenden oder einen Kauf abschließen – sie wird dann zusammen mit Ihrer Anfrage gespeichert, damit wir unsere Inhalte verbessern können. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten Gestaltung unseres Angebots). Sie können den Eintrag jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.

Online-Kurs „KI-Führerschein“ (Kursraum)

Wer am Online-Kurs teilnimmt, meldet sich mit Name und E-Mail-Adresse an. Gespeichert werden außerdem der Zugangscode der Firma, der Zeitpunkt des ersten Zugriffs, bestandene Modul-Quizze (nur „bestanden“, keine einzelnen Antworten), der Abschluss und die Zertifikat-Nummer. Der Lernfortschritt wird zusätzlich lokal im Browser gespeichert. Zweck: Kursdurchführung, Zertifikat und Teilnahmenachweis. Die Daten liegen in unserer Datenbank (PocketBase) auf dem Server in Deutschland (Hetzner, siehe Abschnitt 4).

Team-Pakete: Hat Ihr Arbeitgeber den Kurs gebucht, verarbeiten wir Ihre Daten in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO; Auftragsverarbeitungsvertrag unter derhefter.com/avv). Verantwortlich ist dann Ihr Arbeitgeber. Die von ihm benannte Team-Verwaltung sieht Name, E-Mail, Fortschritt und Abschluss aller Teilnehmenden seiner Firma; der Firmen-Nachweis nennt nur die Anzahl der Abschlüsse. Einzelzugang: Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).

Schutz der Kursinhalte: Um weitergegebene Zugangscodes zu erkennen, halten wir je Zugang und Tag fest, aus wie vielen verschiedenen Netzen der Kurs abgerufen wurde, welche Module und wie oft. Gespeichert werden nur gekürzte, nicht umkehrbare Kennungen des Netzes (keine IP-Adressen und kein Zugangscode im Klartext), Speicherdauer 30 Tage. Ausgelieferte Materialien tragen ein Wasserzeichen mit Firmenname und einer Kennung des Zugangs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz unserer Inhalte vor unberechtigter Weitergabe).

Löschung: Auf Wunsch der Person oder der Firma werden Name und E-Mail gelöscht bzw. unumkehrbar anonymisiert; danach sind Fortschritt und Abschluss keiner Person mehr zuzuordnen. Ein ausgestelltes Zertifikat bleibt über seine Nummer prüfbar, zeigt dann aber keinen Namen mehr. Anfrage an ki-kompass@derhefter.com.

Zahlungsabwicklung (Mollie)

Für die Abwicklung von Online-Zahlungen nutzen wir Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande. Bei Zahlung werden Name, E-Mail-Adresse, Firma, Betrag und Zahlungsmethode an Mollie übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mollie ist nach PSD2 reguliert und unterliegt der Aufsicht der Niederländischen Zentralbank. Weitere Informationen: mollie.com/privacy

4. Hosting (Hetzner / Coolify)

Diese Website wird auf einem dedizierten Server in einem Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Nürnberg (Deutschland) betrieben. Der Betrieb der Anwendung erfolgt über die Self-Hosted-Deployment-Plattform Coolify, die ebenfalls auf demselben Server läuft. Beim Aufruf der Website werden technisch bedingt Verbindungsdaten (IP-Adresse, Browser-Kennung, aufgerufene URL, Zeitstempel) in Server-Logs erfasst. Diese werden zum Schutz vor Missbrauch und zur Fehleranalyse für maximal 14 Tage gespeichert.

Anbieterinformationen: hetzner.com/de/rechtliches/datenschutz

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an stabilem und sicherem Betrieb der Website).

5. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Firma, Assessment-Ergebnisse) nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist – etwa zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Erbringung einer beauftragten Leistung oder zur Pflege der Geschäftsbeziehung. Entfällt der Zweck oder verlangen Sie die Löschung, werden die Daten gelöscht.

Anfragen (z. B. zu einem Angebot, zum Probezugang oder per E-Mail und Telefon) führen wir als Vorgang, um Sie gezielt beraten und gegebenenfalls einmal nachfragen zu können. Kommt kein Auftrag zustande und gab es sechs Monate lang keinen weiteren Kontakt, werden Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firma und Nachricht automatisch entfernt. Übrig bleiben nur anonyme Angaben wie Art und Datum der Anfrage, die keinen Rückschluss auf Ihre Person zulassen.

Firmenakten (Beratung) bewahren wir für die Dauer der Geschäftsbeziehung auf. Gesprächsnotizen löschen wir spätestens fünf Kalenderjahre nach dem Eintrag, bei Bedarf auch früher. Beratungsberichte zu geförderten Beratungen bewahren wir so lange auf, wie das Förderprogramm Nachweise verlangt; wir orientieren uns dabei an der Frist des Programms (bei BAFA-Beratungen fünf Jahre ab dem 31. Dezember des Jahres der Auszahlung, bei steuerlicher Relevanz länger). Auf Ihren Wunsch anonymisieren wir die Akte: Firmenname, Ansprechpartner und Notizen werden unwiderruflich überschrieben. Rechnungen und Angebote bleiben wegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Ausgenommen sind Daten, für die gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen: Insbesondere Rechnungs- und Zahlungsunterlagen bewahren wir aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben (u. a. § 257 HGB, § 147 AO) für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer von in der Regel 6 bzw. 10 Jahren auf; sie werden erst nach Ablauf dieser Fristen gelöscht.

Technische Verbindungsdaten in den Server-Logs werden nach maximal 14 Tagen gelöscht (siehe Abschnitt 4). Eine Löschung Ihrer Daten können Sie jederzeit formlos per E-Mail an ki-kompass@derhefter.com verlangen.

6. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Wenden Sie sich hierzu an: ki-kompass@derhefter.com

Zuständige Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Postfach 1947, 39009 Magdeburg.